Тема 2. Офисные технологии
1.
Понятие,
основные компоненты и обзор рынка офисных технологий
2.
Характеристика
основных элементов офисных технологий
1.
Понятие, основные компоненты и обзор рынка офисных технологий
Под офисными технологиями понимается
организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так
и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств
передачи и работы с информацией.
Основные задачи, которые решаются в
сфере офисных технологий это документооборот, создание управленческих
документов для решения организационных задач и отчетности, осуществление
движения документов между структурными подразделениями, а также с внешними
организациями, работа с корреспонденцией, и многое другое.
Для осуществления данных задач необходимо иметь не только техническое оснащение, но обеспеченность современными офисными программами.
Основы современных офисных программ
закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались
текстовые редакторы и процессоры. В 1979 году компания Micropro International
выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все
последующие разработки в этой области. В 1983 году свой первый текстовый
редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве
рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В
1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh
и в 1989-м - для Microsoft Windows.
Почти одновременно с первыми текстовыми
редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая
электронная таблица под названием Visicalc, которая впоследствии определила
целое направление программного обеспечения. Visicalc оказалась одной из
программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она
впоследствии применялась. Наиболее популярная сегодня система электронных
таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft
приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и
Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.
В 1984 году выпускником Университета
Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная
для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия PowerPoint
под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том
же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась
Windows-версия программы.
Первый пакет Microsoft Office был
выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации
операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для
Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows
под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор
Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint
3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в
составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним
из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access
ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих
потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием.
Базовыми компонентами офисных пакетов являются:
-
Текстовый
процессор
-
Электронная
таблица
-
Программа
презентации
-
Другие
компоненты включают:
-
Программное
обеспечение для баз данных
-
Графический
пакет (редактор растровой графики, редактор векторной графики, программа
просмотра изображений)
-
Программное
обеспечение для настольных издательских систем
-
Редактор
формул
-
Программное
обеспечение для построения диаграмм
-
Почтовый
клиент
-
Коммуникационное
программное обеспечение
-
Менеджер
персональной информации
-
Примечания
к тестированию (формы)
-
Групповое
программное обеспечение
-
Программное
обеспечение для управления проектами
-
Программное
обеспечение для анализа веб-журналов
На рынке офисных технологий наиболее
популярными являются следующие:
Google
Workspace
(ранее G Suite) — группа облачных инструментов для совместной работы и
выстраивания коммуникации в команде. При помощи Workspace компании могут
создать внутреннее рабочее пространство для взаимодействия команд и
оптимизировать работу с документами, электронной почтой, общением с клиентами и
партнёрами. Пакет инструментов от Google позволяет решать задачи и общаться в
одном пространстве.
Яндекс
360
— корпоративное рабочее пространство для автоматизации рабочих процессов.
Яндекс 360 для бизнеса помогает организовать работу команд, хранение файлов
компании, создать корпоративную почту, наладить коммуникацию в мессенджере и в
инструменте для видеоконференций. Управлять сервисами из набора можно в
браузере, через мобильное и десктопное приложения.
МойОфис – это
защищенная рабочая среда для коммуникаций и совместной работы с документами.
Продукты МойОфис входят в реестр российского ПО. Приложения позволяют работать
на любых устройствах, в том числе на российских аппаратных платформах «Эльбрус»
и «Байкал». Совместимы с популярными российскими и зарубежными ОС. В линейке есть
решения для работы с коммерческой тайной, имеющие сертификацию ФСТЭК России.
Имеется открытый набор собственных шрифтов по ГОСТ.
Microsoft
365
— это пакет офисных облачных сервисов. В ней доступны электронная почта,
документы, контакты, календарь и Office Web Apps (Word, Excel и
PowerPoint).Сейчас Microsoft 365, помимо перечисленных инструментов, предлагает
функциональность OneNote, Outlook, Publisher, Access, а для бизнес-редакций
также открыты InfoPath и Skype для бизнеса.
iWork
— бесплатный
набор приложений, созданных Apple Inc, содержащий текстовый процессор,
табличный редактор, а также программу для создания презентаций.
Hancom
Office
(ранее ThinkFree Office) — набор инструментов для работы с текстом,
электронными таблицами и презентациями. Hancom позволяет компании организовать
общее пространство для работы с документами. Hancom Office 2020 существует в
виде веб-приложения, дескопных программ для Windows и macOS, а также в виде
мобильного приложения.
2. Характеристика основных элементов офисных технологий
Информационные
технологии создания и обработки
текстовых
документов
Работа юристов в различных областях правовой
деятельности связана с подготовкой большого количества текстовых документов.
Использование информационных технологий позволяет сократить время на
техническую подготовку подобных документов и повысить их качество. Для
обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего
назначения – текстовые редакторы. Для подготовки юридических документов на
персональном компьютере используются различные текстовые редакторы.
Текстовый редактор – вид программ для ввода,
изменения, форматирования текстов и текстовых данных: документов, книг и др.
Текстовый редактор Word является одной из составляющих
интегрированного пакета Microsoft Оffice. Он обладает широкими
функциональными возможностями и может применяться для создания и оформления
документов в повседневной работе, а также в издательском деле для верстки книг
различной сложности.
Среди основных функций Word выделяют следующие:
· использование различных режимов
просмотра документа на экране (обычный, электронного документа, разметки,
структуры);
· выполнение операций с фрагментами
текста (выделение, копирование в буфер обмена, вставка из буфера);
· автоматический перенос слов,
проверка орфографии и поиск синонимов;
· автозамена слов и словосочетаний,
использование автотекста;
· использование различных шрифтов и
специальных эффектов символьного выделения в тексте;
· улучшение внешнего вида документов с
помощью операций форматирования абзацев (выравнивание текста, задание отступов,
межстрочного интервала, расстояния между абзацами, позиций табуляции,
обрамления, затенения);
· автоматическое форматирование
документов с помощью имеющихся и создаваемых стилей;
· изменение параметров форматирования
страниц (размер листа бумаги, ориентация страниц на книжную и альбомную, задание
колонтитулов, нумерация страниц и строк);
· создание нумерованных списков и
списков-бюллетений, облегчающих чтение и понимание текста, а также
иерархических списков, полезных для структурирования юридических и технических
документов;
· использование широких возможностей
по работе с таблицами;
· ввод текста с использованием
газетных колонок;
· вставка в текст готовых рисунков,
диаграмм, графиков и т.п.;
· выполнение арифметических
вычислений;
· включение в документ алфавитных
указателей, оглавление, указатели рисунков;
· осуществление обмена информацией с
другими приложениями;
· объединение документов путем
слияния.
Перечисленные функции и действия могут выполняться при
помощи команд меню программ, функциональных клавиш и кнопок на панелях
инструментов.
Информационные технологии создания и просмотра
презентаций
Презентация (от лат. praesento — представление) — документ или
комплект документов, предназначенный для представления чего-либо (организации,
проекта, продукта и т.п.).
Цель
презентации — донести до целевой аудитории полноценную информацию об
объекте презентации в удобной форме.
Презентация может
представлять собой сочетание текста, гипертекстовых ссылок,
компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда (но не
обязательно всё вместе), которые организованы в единую среду. Кроме того,
презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного
восприятия информации. Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя возможность
взаимодействия через элементы управления.
Microsoft
PowerPoint (полное
название — Microsoft Office PowerPoint) — программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft
Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows.
Основными возможностями данной
программы являются:
- наличие средств работы с
текстом, графикой, анимацией, видео, звуком и объектами, создаваемыми в других
приложениях;
- управление процессом проведения
презентации, т.е. скоростью, порядком смены слайдов во время показа данной
презентации.
Любая презентация представляет
собой набор слайдов. Слайдом называется сложный объект, который может включать:
заголовки, текст, колонтитулы, гиперссылки, таблицы, графические изображения,
видеоклипы, звук, диаграммы, цветовую схему слайда.
Для акцентирования внимания на
отдельных элементах слайда существует анимация. Анимация – это особый вид
демонстрации объектов, содержащий параметры и последовательность появления объекта
в кадре.
В Microsoft PowerPoint имеется три основных режима работы с презентацией:
обычный режим, режим сортировщика слайдов и режим просмотра слайдов.
Обычный режим является основным режимом, где имеются три рабочие
области: область структуры слева, рабочая область слайда справа и область
заметок.
Режим сортировщиков слайдов – режим, позволяющий просматривать слайды в
виде эскизов.
Режим просмотра слайдов осуществляется в полноэкранном режиме, как и
реальный показ слайдов.
Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из
таких действий, как выбор общего оформления, добавление новых слайдов и их
содержимого, выбор разметки слайдов, изменение цветовой схемы, применение
различных шаблонов оформления и создание эффектов анимации при демонстрации
слайдов.
Информационные технологии создания и
обработки табличных документов
Электронная таблица – это компьютерный эквивалент
обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты,
формулы, числа.
Концепция электронной таблицы впервые была реализована
в системе Visi Calс (в 1979 г.), а затем нашла свое дальнейшее развитие в ТП Super Calс, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Excel (1987 г.). Табличный
процессор Excel является
одним из наиболее популярных пакетов программ, используемых при создании и
обработки табличных документов.
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая
книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет
табличную структуру.
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и
столбцов, на пересечении которых находятся ячейки. Строки в таблицах обозначены
цифрами (от 1 до 65536), столбцы – латинскими буквами (256 столбцов).
Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца
и номером строки (А1, С15 и т.п.).
Блок ячеек – группа последовательных ячеек. Блок ячеек
может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части),
а также последовательности строк или столбцов (или их частей). Адрес блока ячеек
задается адресом верхней левой и правой нижней клеток, разделенных двоеточием.
(C8: D22).
В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных типов:
1) символьные (текстовые) данные имеют
описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и
специальные символы;
2) числовые данные не могут содержать
алфавитных и специальных символов,
поскольку с ними производятся математические операции.
3) функции, представляющие собой
программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени.
Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. В ЭТ могут
быть представлены следующие виды функций: математические, статистические, текстовые,
логические, финансовые, функции даты и времени и т.п;
4) формулы, состоящие из операндов,
соединенных знаками арифметических действий (+, -, *, /, **). Операндами могут
быть: числа, адреса клеток, функции. В табличном процессоре Excel ввод формулы начинается со знака =;
5) даты, являющиеся особым типом
входных данных. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как
добавление к дате числа или вычисление разности двух дат.
Существуют следующие виды адресации ячеек:
а) абсолютная адресация – это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес
ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Для указания абсолютной адресации
вводится символ $;
б) относительная адресация – это изменяющийся при
копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное
(операнд). Форма написания относительной адресации совпадает с обычной записью
адреса ячейки.
Табличный процессор может иметь несколько режимов
работы, наиболее важные из них:
1) режим готовности – это режим, в
котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или
выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть
выделение активной ячейки (подсвечивание);
2) режим ввода данных – это режим, в
который переходят, как только начинают вводить данные в определенную ячейку.
Закончив ввод данных в ячейку, покидают режим ввода данных и переходят в режим
готовности, т.е. происходит циклическая смена режимов готовности, и ввод данных
до тех пор, пока электронная таблица не будет
полностью сформирована;
3) командный режим – это режим, когда
необходимо выполнить над созданной ЭТ какие-нибудь действия (сохранить,
отсортировать, оптимизировать и т.п.), для чего используются команды меню. К
командам меню можно обратится следующими способами: а) нажав функциональную
клавишу F10; б)
используя специальные комбинации клавиш;
в) выбрать пункты (команды) меню с помощью мыши;
4) режим редактирования дает
возможность вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения ее
набора с клавиатуры. Для перехода в режим редактирования используется
функциональная клавиша F2.
Современные табличные процессоры располагают рядом
команд для построения различных типов диаграмм, с помощью которых можно по-разному
интерпретировать числовые значения, для чего используется следующие основные
типы диаграмм:
1) гистограмма показывает изменение
данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных
значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по
вертикали. Таким образом, уделяется большое внимание изменениям во времени;
2) линейчатая диаграмма отражает
соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а
значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению
значений и меньшее – изменениям во времени;
3) график отражает тенденции
изменения данных за равные промежутки времени;
4) круговая диаграмма показывает,
как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую
сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных.
Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо
значительный элемент.
5) точечная диаграмма отображает
взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две
группы чисел в виде одного ряда точек в координатах XY.
Используется для представления данных научного характера.
Наряду с перечисленными типами диаграмм используется
также диаграммы с областями, кольцевая, лепестковая, поверхность, пузырьковая,
биржевая, коническая, цилиндрическая и пирамидальная. Они являются
разновидностями основных типов диаграмм.
Структура электронной таблицы
Основными объектами действий пользователя при
проектировании и эксплуатации электронной таблицы является: ячейка, столбец,
строка, блок ячеек, файл таблицы. Совокупность блоков ячеек электронной
таблицы, для которых характерны общее назначение и единая форма представления и
заполнения – называется полем.
Под размером
поля понимается, число заполненных ячеек, входящих в его состав.
В таблице можно выделить четыре поля:
1)
поле
описания задачи, состоящее из ячеек с текстовой информацией, отражающей
наименование и назначение ЭТ; глобальными параметрами таблицы; реквизитами
(описанием)) столбцов и строк;
2)
поле
исходных данных включает ячейки с числовой информацией. Ввод исходных данных
осуществляется в ручном режиме;
3)
поле
расчетных формул или промежуточных результатов, содержащее «зависимые» ячейки с
формулами, в которых операндами являются
адреса ячеек с исходными данными и параметрами. Заполнение поля формул
осуществляется в автоматическом режиме
командой копирования;
4)
поле
формирования результатов расчета электронных таблиц, которое может содержать
как ячейки с формулами конечных результатов, так и создаваться процедурой
копирования промежуточных результатов
при многовариантном расчете.
Информационные
технологии хранения, поиска и сортировки информации
База
данных (БД)
– это совокупность данных, обладающих следующими качествами:
1)
интегрированностью,
направленной на решение общих задач;
2)
модельностью
(т.е. структурированностью, отражающей некоторую часть реального мира);
3)
взаимосвязанностью;
4)
независимостью
описания данных от прикладных программ.
Система
правления базами данных (СУБД) – это пакет программ, позволяющий;
1) обеспечивать
пользователей или прикладные программы языковыми средствами описания и
манипулирования данными;
2) обеспечить
поддержку логических моделей данных;
3) обеспечить
операции создания и манипулирования
логическими данными и
одновременное выполнение этих операций над физическими данными;
4) обеспечить
защиту и целостность данных, поскольку при
коллективном режиме работы многих пользователей возможно использование
общих физических данных.
Понятие БД тесно связано с такими
понятиями структурных элементов, как поле, запись, файл.
Файл данных представляет собой таблицу,
где поле – это столбец, запись – это строка.
Все записи БД имеют идентичную, заданную
пользователем структуру и размеры.
Для описания поля используются следующие
характеристики; имя, тип (текстовые, числовые, логический и т.д.), длина,
точность.
По технологии обработки данных БД подразделяются на централизованные и распределенные.
Централизованная база данных
хранится в памяти одной ЭВМ. Если эта ЭВМ является компонентом сети ЭВМ,
возможен распределенный доступ к такой
базе. Такой способ использования БД часто
применяют в ЛВС.
Распределенная база данных
состоит из нескольких, возможно
пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в
различных ЭВМ компьютерной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью
системы управления распределенной базой данных.
Ядром любой БД является модель данных, которая представляет
собой совокупность структур данных и операций их обработки.
СУБД основывается на использовании
иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их
подмножестве.
Иерархическая модель данных представляет
совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные
иерархическими отношениями, образуют
ориентированный граф (перевернутое дерево). К каждой записи базы данных
существует только один (иерархический) путь от
корневой записи.
В сетевой модели данных каждый элемент
может быть связан с любым другим элементом.
Реляционная модель является простейшей и
наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. Достоинством ее
является сравнительная простота
инструментальных средств ее поддержки,
недостатком жесткость структуры данных (нельзя задать строку
произвольной длины).
В основном в СУБД используется
реляционная модель данных. На рынке программного обеспечения существуют
следующие реляционные СУБД: Paradox, Clarion, FoxPro,
Clipper, Access.
Microsoft Access – наиболее
популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она
представляет собой систему обслуживания
реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах оформляются
в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система
обслуживания включает в себя ввод данных в ПК, отбор данных по каким-либо
признакам, преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся
результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для
пользователя виде. В состав пакета Microsoft Access входит также ряд специализированных программ,
решающих отдельные задачи (мастера).
База данных (БД) в Access
представляет собой единый большой объект, который объединяет такие
составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы, модули и макросы, и
позволяет хранить в едином дисковом файле с расширением .mbd.
Таблицы хранят сведения по конкретному вопросу
и являются основным структурным компонентом БД. Данные в таблице организованы в
столбцы (называемые полями) и в строки (называемые записями). В режиме таблицы
добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно
проверить орфографию, напечатать табличные данные, отфильтровать или отсортировать
записи, изменить внешний вид таблицы или структуру, добавив или удалив столбцы.
Запросы служат для просмотра,
анализа и изменения данных из нескольких таблиц. Их используют также в качестве
источника данных для форм и отчетов. Запросы помогают отобразить данные из
нескольких таблиц и отсортировать их в
нужном порядке, выполнить вычисления над группами записей, вычислять их в
компактном формате, подобном формату электронных таблиц.
Формы используются для различных целей: для ввода данных в
таблицу; кнопочная форма для открытия других форм и отчетов; специальное
диалоговое окно для выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета.
Большая часть данных, представленная в форме, берется из таблицы или запроса.
Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете
формы.
Отчеты – это гибкое и эффективное средство для организации данных при
выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые
сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего сведений берется из
базовой таблицы, запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие
сведения вводятся при разработке отчета.
Макросы – это набор из одной или
более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм
или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто
выполняемых задач.
Модули – это набор объявлений и
процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную
единицу.
Реляционный
подход к построению инфологической модели
Инфологический объект – это описание некоторой
сущности (реального объекта, явления, процесса, событие) в виде совокупности
логически связанных реквизитов (инфологических элементов).
Инфологический объект определенного
реквизитного состава и структуры образует класс (тип), которому присваивается
уникальное имя (символьное обозначение).
Инфологический объект имеет множество
реализаций – экземпляров, каждый из которых представлен совокупностью
конкретных значений реквизитов и
идентифицируется значением ключа. Остальные реквизиты инфологического
объекта являются описательными. При этом один и те же реквизиты в одних
инфологических объектах могут быть ключевыми, а в других описательными.
Инфологический объект может иметь несколько ключей.
Все информационные объекты предметной области связаны между собой.
Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:
1)
один
к одному (1:1);
2)
один
ко многим (1:М);
3)
многим
ко многим (М:М).
Связь один к одному предполагает, что в
каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует
не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.
По связи один ко многим одному
экземпляру информационного объекта А соответствует 0,1 или более экземпляров
объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром
объекта А.
Связь многие ко многим предполагает, что
в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А
соответствует 0,1 или более экземпляров объекта В и наоборот.
Комментариев нет:
Отправить комментарий